При работе с большим количеством электронных ящиков, или различным типом корреспонденции, очень удобно сортировать письма по разным папкам. Такую возможность предоставляет почтовая программа Microsoft Outlook. Давайте выясним, как в этом приложении создать новую директорию.
В программе Microsoft Outlook создать новую папку довольно просто. Прежде всего, переходим в раздел главного меню «Папка».
Из представившегося списка функций в ленте, выбираем пункт «Новая папка».
В открывшемся окне вписываем то имя папки, под которым мы хотим в будущем её видеть. В форме чуть ниже выбираем тип элементов, которые будут храниться в данной директории. Это может быть почта, контакты, задачи, заметки, календарь, дневник или форма InfoPath.
Далее, выбираем родительскую папку, где будет размещаться новая папка. Это может быть любая из существующих директорий. Если мы не хотим переподчинять новую папку какой-то другой, то выбираем в качестве размещения имя учетной записи.
Как видим, в программе Microsoft Outlook создана новая папка. Теперь можно перемещать сюда те письма, которые пользователь считает нужным. При желании, также можно настроить правило автоматического перемещения.
Существует ещё один способ создания папки в программе Microsoft Outlook. Для этого, кликаем в левой части окна по любой из существующих уже директорий, которые установлены в программе по умолчанию. Это папки: «Входящие», «Отправленные», «Черновики», «Удаленные», «RSS-каналы», «Исходящие», «Нежелательная почта», «Папка поиска». Выбор на конкретной директории останавливаем, исходя из того, для каких целей потребуется новая папка.
Итак, после клика по выбранной папке, появляется контекстное меню, в котором нужно перейти в пункт «Новая папка…».
Несколько отличается алгоритм создания папки поиска. В разделе программы Microsoft Outlook «Папка», о котором мы говорили ранее, на ленте доступных функций кликаем по пункту «Создать папку поиска».
В открывшемся окне, производим настройку папки поиска. Выбираем наименование типа почты, по которому будет производиться поиск: «Непрочитанные письма», «Письма, помеченные к исполнению», «Важные письма», «Письма от указанного адресата», и т.д. В форме внизу окна, указываем аккаунт, для которого будет производиться поиск, в случае, если их несколько. Затем, жмем на кнопку «OK».
После этого, в директории «Папки поиска» появляется новая папка с тем наименованием, тип которого был выбран пользователем.
Как видим, в программе Microsoft Outlook существует два типа директорий: обычные и папки для поиска. Создание каждой из них имеет собственный алгоритм. Папки можно создавать, как через главное меню, так и через древо каталогов в левой части интерфейса программы.
Правила позволяют перемещать, помечать и отвечать на сообщения электронной почты автоматически. Можно также использовать правила для воспроизведения звуков, перемещать сообщения в папках или отображать оповещения о новых сообщениях.
Самое простое и наиболее распространенное правило, которое вы можете создать, позволяет перемещать элементы от определенного отправителя или с определенными словами в строке темы в другую папку. Это правило можно создать непосредственно из сообщения, которые вы уже получили.
Существует три типа правил, которые можно реализовать с помощью Мастера правил.
Будьте организованны : Перечисленные ниже правила помогут фильтровать, хранить и работать с сообщениями.
Информированность : Эти правила уведомляют при получении сообщения, которое соответствует определенному набору условий.
Настраиваемые правила : Это правила, создаваемые без шаблона.
Правила настраиваются практически неограниченно. Существует ряд параметров, которые можно задать для каждого типа создаваемых правил. Чтобы узнать, как создать правила с помощью Мастера правил, выполните следующие действия.
Выберите Файл > Управление правилами & оповещениями для открытия диалогового окна Правила и оповещения .
На вкладке Правила электронной почты нажмите Новое правило .
Выберите один из шаблонов из Шага 1 . Чтобы начать с пустого правила, выберите Применение правила к полученным мной сообщениям или Применение правила к отправленным мной сообщениям .
В , нажмите на любой подчеркнутый параметр, чтобы установить его. Например, при выборе Пометка сообщений от определенного пользователя для дальнейших действий на шаге 1, выберите людей или общедоступную группу , чтобы выбрать, сообщения каких отправителей нужно пометить, а затем нажмите для принятия дальнейших действий , чтобы выбрать пометку и дату дальнейших действий.
На второй странице Мастера правил можно добавить дополнительные условия для правила. Например, можно выбрать сообщения от определенного пользователя, содержащие определенные слова в теме или тексте сообщения.
В , любое из условий, установленных на предыдущем экране, будет отмечено. Можно выбрать несколько дополнительных условий, установив флажки.
В Шаге 2: Измените окно описания правила Далее .
На третьей странице Мастера правил можно выбрать дополнительные действия, применяемые к сообщению. Например, можно пометить сообщения для дальнейших действий, а также сообщения высокой важности.
В Шаге 1: Выберите поле условия (-ий) , любое из действий, настроенных на первом экране, будет отмечено. Можно выбрать несколько дополнительных действий, установив флажки.
В Шаге 2: Измените окно описания правила , нажмите на любое из подчеркнутых дополнительных условий, которые вы только что добавили. Нажмите Далее .
На четвертой странице Мастера правил можно добавить любые исключения для правила. Например, можно проверить, за исключением помеченных как важные, чтобы убедиться, что все сообщения, относящиеся к особо важным, не помечены к дальнейшим действиям.
В Шаге 1: Выберите поле условия (-ий) , выберите несколько дополнительных условий, установив флажки.
В Шаге 2: Измените окно описания правила , нажмите на любое из подчеркнутых дополнительных условий, которые вы только что добавили. Затем нажмите Далее .
На последней странице Мастера правил введите имя для правила.
Если нужно применить это правило к сообщениям, которые уже находятся в папке Входящие, установите флажок на Выполнить это правило для сообщений, которые уже находятся в папке "Входящие".
По умолчанию установлен флажок Включить правило . Можно снять этот флажок, если вы не хотите, чтобы правило было включено в данный момент.
Удаление правила
Если правило больше не нужно, его можно удалить.
Выполнение правил вручную
Вы можете вручную выполнить одно или несколько правил.
На вкладке Файл выберите Управление правилами и оповещениями , а затем на вкладке Правила для электронной почты нажмите кнопку Применить правила .
В диалоговом окне Применить правила в списке Выберите правила для выполнения установите флажок рядом с каждым правилом, которое вы хотите выполнить.
Если нужно использовать другую папку, в разделе Выполнить в папке нажмите кнопку Обзор , выберите папку и нажмите кнопку ОК .
Установите флажок Включить вложенные папки , чтобы включить все папки, расположенные в папке, указанной в шаге 3.
В списке Применить к по умолчанию выбраны все сообщения. Можно изменить это значение на прочтенные или непрочтенные сообщения.
Нажмите Выполнить .
Правила сервера и правила клиента
В приложении Outlook есть два типа правил: правила сервера и правила клиента.
Совет: Если в списке правил содержатся правила обоих видов, сначала применяются серверные правила, а затем правила клиента.
Применение правил к другим элементам Outlook
Приглашения на собрания, запросы выполнения задач и документы
Приглашения на собрание, запросы выполнения задач и документы при применении правил считаются сообщениями. Например, если создается правило, которое перемещает в специальную папку элементы, отвечающие определенным условиям, также будут перемещаться все запросы выполнения задач и приглашения на собрания, удовлетворяющие этим условиям. Однако при создании правил, затрагивающих такие элементы, следует помнить о следующих ограничениях:
Элемент, перемещенный не в почтовую папку, может не действовать, как ожидалось. Например, если сообщение перемещено в папку Календарь , новая встреча не создается.
Если ответ на приглашение или на поручение перемещен согласно правилу в папку Удаленные , ответ не будет отслежен исходным элементом.
Если приглашение на собрание автоматически перемещено в папку Удаленные , собрание не добавляется в папку Календарь .
Правила, предназначенные для отправляемых сообщений, не применяются к поручениям и приглашениям на собрание.
Группы контактов
Выполнение правила, содержащего группу контактов, может зависеть от способа его создания.
Перемещение в папку сообщений, отправленных в общедоступную группу.
Это правило доступно только при использовании учетной записи Exchange Server. В указанную папку перемещаются только сообщения, отправленные в папку "Группа контактов". Сообщения от пользователей, являющихся участниками этой группы контактов, не перемещаются в указанную папку.
Небольшая заметка на тему ограничений на максимальный размер правил в Outlook. Правила Outlook – мощный инструмент, позволяющий организовать и автоматизировать работу пользователя в Outlook.
Благодаря правилам можно настроить перемещение, пересылку, удаление входящей и исходящей корреспонденции, организовать сортировку и категоризацию писем и много другое… Однако нельзя создать бесконечное количество правил, т.к. максимальный размер правил ограничен – причем это ограничение не самого Outlook, а почтового сервера Exchange, на котором хранится ящик пользователя.
В некоторых случаях при создании или редактировании правил в Outlook может появиться окно с сообщением о невозможности записи правила на сервер:
Одно или несколько правил не удалось передать на сервер Exchange и они были отключены. Возможно, некоторые параметры не поддерживаются или не хватает места для хранения всех ваших правил.
В английской версии Outlook ошибка выглядит так:
Это означает, что в вашем ящике на почтовом сервере Exchange кончилось место для хранения правил. Количество места, выделяемое под правила зависит от версии Microsoft Exchange:
В Exchange 2003 ограничение на максимальный размер правил является фиксированным и изменить его нельзя. В более новых версиях Exchange объем памяти под хранение правил можно увеличить до 256 Кб. Лимит правил устанавливается индивидуально для каждого пользователя через специальный атрибут RulesQuota .
Текущий размер квоты правил Exchange для конкретного пользователя можно узнать с помощью следующей команды, выполненной в Exchange Management Console:
Get-Mailbox username | ft name, RulesQuota
Чтобы увеличить память для ящика:
Set-Mailbox -identity username -RulesQuota 256Kb
Примечание . Для квоты на размер правил можно задать следующие значения: 64 KB, 128KB или 256KB.
Если нужно увеличить лимит под правила сразу для всех ящиков, вам поможет команда:
Get-Mailbox | Set-Mailbox -RulesQuota 128KB
В том случае, если и этого места для хранения правил будет недостаточно, пользователю рекомендуется прибегнуть к следующим манипуляциям:
Деловая переписка по интернету в наше время стала обыденным делом. Через электронные письма передаётся масса нужной и важной информации, отправляются документы и даже заключаются сделки. Что делать, если ваша работа напрямую связана с электронной почтой, но по каким-то причинам (отпуск, командировка) вы не сможете иметь доступ к вашему почтовому аккаунту? Outlook позволяет держать связь с адресатами даже на расстоянии.
Для пользователя Outlook доступны два варианта автоматических действий над входящими и исходящими сообщениями: шаблоны и правила.
Шаблоны упрощают процесс создания и отправки сообщений, текст которых зачастую повторяется, отличаясь только несколькими данными (буквально пара слов или цифр). По своей сути, шаблоны - хранимые сообщения, в которые непосредственно перед отправкой вставляются новые данные.
Правила в Microsoft Outlook - это автоматически исполняемые над сообщениями действия, созданные на основе имеющегося шаблона или заданных условий.
Разберём пошагово процесс создания и шаблонов, и правил, а также имеющиеся различия для разных версий Outlook.
Навряд ли кто-то ещё пользуется этими «динозаврами» мира электронной почты, но если вам посчастливилось заполучить рабочее место именно с таким софтом, то эта инструкция для вас.
Алгоритм действий в более поздних версиях гораздо упрощён, но в то же время добавлен новый функционал в настройках.
Чтобы создать правило в Outlook версий 2003 и 2007, делаем следующее:
Принципиальной разницы в настройках нет. Есть небольшие улучшения в процессе.
Тут всё ещё проще, чем при настройке включения. В версиях 2010–2016 при очередном заходе в Outlook при включённых автоответах вы увидите соответствующее предупреждение («Для данной учётной записи выполняется отправка автоответов»). Нажмите на кнопку «Отключить», и все праметры будут отключены.
В 2007 и 2003 версиях нужно будет перейти в меню «Сервис», в пункт «Заместитель» и выбрать подпункт «Я нахожусь на работе».
Зайдите в сервис «Заместитель» и отключите автоответ
Почтовый клиент Outlook значительно упрощает работу с электронной почтой. Без сомнения, автоответчик во время отпуска для человека, чья работа постоянно связана с перепиской, - незаменимая вещь. Остаётся только правильно настроить параметры вашего личного «заместителя» и со спокойной совестью заняться своими делами или же просто отдохнуть!
Может быть не все знают что Outlook обладает очень удобной системой сортировки писем по папкам. Если Вам приходят письма из разных компаний/людей, то можно создать структуру папок для того, чтобы письма из каждой компании лежали в отдельной папке.
Например, (Рис. 1) у меня созданы папки для писем от коллег.
Для создания правила автоматической сортировки писем щелкните правой кнопкой мыши на письме, которое нужно автоматически переместить и выберите пункт «Создать правило » (Рис. 2).
Если такой папки нет, то нажмите кнопку «Создать… » для того чтобы создать папку. (Рис. 3)
Нажмите «Ок ». В открывшемся окне поставьте галочку и нажмите «Ок » (Рис. 4).
После этого все письма от этого отправителя будут приходить не в папку Входящие, а в ту, которую Вы выбрали.
Если Вам необходимо настроить получение писем от компании Company c адресами Имя@company.ru , то можно настроить автоматическую сортировку для всем писем, которые заканчиваются на @compamy.ru.
Для этого при создании правила отметьте только галочку «Переместить элемент в папку » и нажмите кнопку «Дополнительно » (Рис. 5).
После этого введите окончание e-mail адреса (например company.ru) и нажмите «Добавить». После этого нажмите «Ок » (Рис. 7).
Все, правило создано. Теперь все письма от компании company будут приходить не в папку Входящие, а в ту, которую Вы выбрали. Аналогично можно настроить сортировку писем по множеству других параметров (см. рис. 6).
